Efficacité professionnelle : travailler mieux, pas plus !

Comment optimiser votre efficacité professionnelle ? 

Au bureau, prenez en compte vos rythmes d’attention pour planifier votre journée. Profitez des moments où vous êtes le plus en forme pour accomplir les tâches les plus difficiles : le matin, après un café serré ! Les phases de creux, en fin de matinée et après le déjeuner, sont plus propices à l’exécution des taches mécaniques. Alternez les taches pendant votre journée et prenez régulièrement des pauses pour vous changer les idées. 

Vous voulez être plus productif au travail ? Faites en sorte de ne pas être interrompu dans vos tâches. Un défi à relever quand les outils numériques nous rendent tout le temps disponibles, hyperconnectés et demandent notre attention. Vous pouvez par exemple fixer des plages horaires pendant lesquelles vous consultez vos mails. Cela vous permettra de gagner en productivité. 

Au revoir le multitasking, bonjour au deep work ! 

Nos vies professionnelles sont bien remplies : réunions, mails à traiter, demandes des collaborateurs... Tout est propice au multitasking : on veut tout faire, bien faire et en même temps. Cependant, c’est une méthode non seulement contre-productive, mais inefficace. D’après une étude de la TNS-Sofres, le multitasking fait perdre (temporairement) 10 points de QI !   

Dès lors, comment faire face aux multiples demandes ? Grâce au deep work, des sessions de travail durant lesquelles on ne se concentre que sur une seule tâche. On désactive toutes les notifications de nos outils numériques et toutes les formes de distraction pour rester concentré. Pour Cal Newport, qui a écrit un livre sur le sujet, le deep work est le super pouvoir du 21e siècle. 

Concrètement, comment cela se passe ? Optez pour une approche qui correspond à votre emploi du temps et à vos préférences de travail. Vous pouvez par exemple constituer des blocs quotidiens ou time boxing sur une même plage horaire. Préparez tout ce dont vous avez besoin durant cette période : documents de référence, outils etc. Cela permet à votre cerveau d’associer ce rituel à un moment de deep work. 

Faites vos sessions de deep work dans nos centres Multiburo ! Nous mettons à votre disposition des bureaux privatifs calmes et confortables. Vous pouvez travailler où vous voulez, quand vous avez besoin. Branchez votre ordinateur, nous nous occupons du reste. 

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Organisez vos taches et gérez vos priorités 

Faites connaissance avec votre partenaire de travail et second cerveau : la to do list. Vous réunissez dans un seul endroit votre emploi du temps : cela peut être un agenda papier ou une application numérique comme Asana, Trello, Notion... Testez ces outils et adoptez celui qui vous convient le mieux. 

Mais ensuite, comment dresser votre liste de tâches ? Faites le tri parmi les informations que vous recevez. Cela peut être un appel téléphonique, un mail, un mot écrit sur un post-it... Que faire de cette information ? Vous pouvez par exemple répondre à l’appel, classer le document reçu, ou planifier un événement dans votre agenda. Evaluez le temps que vous consacrerez à chaque tache. Si cela prend moins de deux minutes, vous pouvez le faire immédiatement. Si cela prend plus de temps, planifiez cette tache dans votre calendrier.  

Inspirez-vous de la matrice d’Eisenhower pour planifier vos taches. Elle repose sur deux critères : l’urgence et l’importance. Ainsi, vous classez chaque demande que vous recevez dans cette matrice tout en faisant la différence entre ce qui est important et urgent. C’est un exercice d’équilibriste qui demande un peu de temps pour la mise en place mais vous fera gagner de précieuses minutes par la suite ! 

Tout d’abord, faites une liste des taches qui ont le moins d’importance et sont sans urgence. Cela peut être par exemple les notifications des réseaux sociaux, les appels téléphoniques non prévus (les personnes qui cherchent à vous joindre laisseront un message sur votre répondeur) et les notifications des chats. Que pouvez-vous faire pour y consacrer le moins de temps possible ? 

Ensuite, faites une place dans votre agenda pour les taches non urgentes mais importantes. Celles-ci sont l’occasion de faire une session de deep work. Ainsi, les taches urgentes et importantes sont réservées aux échéances et aux événements inattendus. 

Ajustez votre calendrier 

Votre système d’organisation n’est pas figé dans le marbre. Il s’adapte en fonction de la journée et des situations, notamment quand vous devez communiquer avec vos collaborateurs. Privilégiez la communication asynchrone pour favoriser votre concentration et éviter les interruptions. Le traitement des mails est le meilleur exemple.  

Ainsi, vous pouvez répondre immédiatement et uniquement pour ce qui concerne les tâches importantes et urgentes. Réservez un moment en fin de journée et en fin de semaine pour faire le point sur votre agenda : reportez les taches non finies ou non traitées pour rentrer chez vous l’esprit léger. 

Et si, malgré tout ce que vous avez mis en place, rien ne se passe comme prévu ? Pas de panique ! Vous avez maintenant toutes les clés en main et votre agenda professionnel sous les yeux pour vivre au mieux vos journées au bureau. 

En résumé, la meilleure organisation, c’est la vôtre ! C’est le moment de vous créer un second cerveau. Grâce au système que vous mettez en place, vous savez quelle tache vous attend et vous connaissez le temps que vous allez y consacrer. Ainsi, vous gagnez du temps et vous travaillez mieux.