La consultation de l’ensemble des pages du site www.mitwitoffice.com, auquel est également rattaché le site Operate (ci-après ensemble « le Site ») est possible sans que vous ayez à révéler votre identité ou toute autre information à caractère personnel vous concernant.
Néanmoins, dans le but de vous permettre d’utiliser certaines fonctions ou services de notre Site (« les Services »), nous avons besoin de collecter des informations à caractère nominatif vous concernant.
Les Services comprennent notamment :
La transparence concernant les données que nous collectons à votre sujet, leur protection et leur confidentialité sont essentielles et au cœur de nos préoccupations.
Avec l’entrée en vigueur du Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (« le Règlement Européen »), ces engagements de confidentialité et de transparence ont trouvé un nouvel écho dans nos préoccupations et nous espérons que la présente politique de confidentialité reflète fidèlement cet état d’esprit.
Conformément à la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel, à savoir la Loi Informatique et Liberté du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement Européen, nous vous fournissons ci-après les informations légales requises.
Nous utilisons vos données à caractère personnel pour fournir, prendre en charge et personnaliser nos Services.
Pour la première utilisation du service Operate, vous devez créer vos conditions de connexion ou d’utilisation du Service en nous communiquant vos nom et prénom, adresse e-mail, votre numéro de téléphone et le nom de votre société. Par la suite, vous pourrez vous connecter au Service avec l’identifiant personnel et le mot de passe que vous aurez créé. Si vous êtes déjà client MITWIT OFFICE, vous avez la possibilité de vous connecter avec votre numéro client et votre email.
Pour l’utilisation de notre service de demande de contact, il vous est demandé de communiquer vos nom et prénom, adresse e-mail, votre ville, votre numéro de téléphone et le nom de votre société.
Ces données, à savoir : votre identifiant, votre adresse e-mail, vos nom et prénom, votre numéro de téléphone, votre numéro client constituent les données personnelles que nous traitons au sens du Règlement Européen et sont indispensables pour l’utilisation de nos Services.
Eu égard à ses obligations légales telles que prévues par la législation nationale et européenne contre le blanchissement d’argent, MITWIT OFFICE est tenue d’identifier ses clients ainsi que leurs bénéficiaires. En conséquence, nous demanderons certaines informations et certains documents concernant le Client et/ou nous consulterons les bases de données appropriées à cet effet. Ces informations et documents, que nous pourrons demander et/ou obtenir d’un tiers, peuvent inclure la preuve de l’origine des fonds, au début et ensuite ponctuellement durant notre relation avec le Client. Les sources nécessaires à une telle vérification peuvent inclure de la documentation que nous vous réclamons et/ou provenir de sources en ligne. Nous conserverons les informations personnelles pertinentes telles que mentionnées ci-avant pour une durée minimum de 5 ans à compter de la date de notre dernier échange avec le Client et ce, dans le respect de nos obligations résultant du Règlement UE pour la Protection Générale des Données ou de toute autre législation similaire au niveau mondial, ou pour une période plus longue dans la mesure où nous y serions tenus en vertu de nos obligations règlementaires ou de nos obligations en terme de responsabilité professionnelle. Au terme de cette période, nous pourrons détruire ces dossiers sans aucun préavis complémentaire et sans engager notre responsabilité.
Le traitement de vos données personnelles est destiné à vous permettre d’utiliser nos Services et de bénéficier de leurs fonctionnalités et ce, gratuitement.
Ce traitement permet également de vous identifier lorsque vous utilisez notre service de réservation en ligne et de pouvoir vous répondre et/ou vous recontacter lorsque vous formulez une demande de renseignements via notre (rubrique « Demande express »).
Ce traitement permet également de vous identifier et de recueillir les données nécessaires de facturation lorsque vous réservez en ligne une salle de réunion via notre site https://mitwitoffice.com. L’ensemble des données à caractère personnel vous concernant que nous sommes amenés à recueillir dans le cadre du paiement en ligne de ce Service sont également soumises aux présentes.
Pour chaque champ d’information, nous nous efforçons d’indiquer s’il doit être obligatoirement renseigné ou s’il s’agit au contraire d’une information facultative. Vous avez toujours la possibilité de ne pas nous transmettre une information en choisissant de ne pas utiliser le service ou la fonction pour laquelle cette information est exigée. Nous ne serons alors pas en mesure de vous offrir ce service ou cette fonction.
Ces données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec le groupe MITWIT OFFICE si vous êtes client. Puis ces données sont conservées pour une durée supplémentaire de dix années pour nos archives et obligations légales et administratives.
Dans les autres cas, ces données sont conservées pendant toute la durée d’utilisation du Service, puis une durée complémentaire de deux ans.
Les destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel ainsi collectées sont les collaborateurs de nos centres d’affaires en ce compris nos services informatique et marketing.
Les données de navigation collectées au moyen des cookies et technologies décrites à l’article 7 peuvent également être transmises aux partenaires qui y sont mentionnés.
Conformément à la législation française et européenne, et avec votre consentement lorsqu’il est requis, nous pourrons utiliser les données que vous nous fournissez via les Services auxquels vous souscrivez à des fins de présentations de nos autres ou nouveaux services, d’envoi de notre newsletter, d’invitation à des évènements ou à toute autre communication susceptible de vous intéresser.
Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à ces envois à en décochant la case afférente dans votre compte ou en cliquant sur le lien de désinscription fourni dans chacune de nos communications.
Les données personnelles que nous recueillons par l’utilisation que vous faîtes de nos Services sont conservées dans l’Union Européenne et ne sont pas transmises pour être traitées à des tiers autres que ceux visés au point 2. ci-dessus.
Par exception, lorsque vous acceptez les cookies de nos partenaires (voir l’article 7), ou pour les signaux sans cookie de Google Ads, des données de navigation sont transmises à Google, Meta, LinkedIn et OpenAI. Ces sociétés ou leurs sous-traitants peuvent les traiter hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) lorsque le destinataire y adhère, ou à défaut par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Vos données personnelles peuvent cependant être remises à une autorité ou une entité administrative ou toute autre personne pour :
Dans un tel cas, nous nous engageons à ne divulguer que les données personnelles strictement requises dans le cadre de la règlementation française et européenne.
Nous prenons toutes les précautions appropriées pour protéger vos informations personnelles dont la confidentialité et la sécurité nous sont essentielles.
Nous mettons ainsi tous nos meilleurs efforts en œuvre pour protéger ces données à un degré de sécurité conforme aux normes et usages en vigueur.
Ainsi, lorsque vous êtes connecté aux Services, le protocole sécurisé « https » est présent sur chacune des pages du site où vous naviguez.
En outre, chacun de nos collaborateurs signe une charte informatique et confidentialité des données dans laquelle il s’engage à ne traiter que les données des personnes physiques strictement en lien avec son portefeuille clients ou ses missions et son poste.
Enfin, les données que nous recueillons sont hébergées, sauvegardées et archivées selon des moyens matériels et des protocoles sécurisés, contrôlés régulièrement et surveillés quotidiennement afin de garantir la sécurité du système d’information.
Lorsque cela est prévu par la législation française et européenne, vous avez le droit d’obtenir une copie des données personnelles vous concernant que nous détenons (droit d’accès). Avant de répondre à votre demande, nous sommes susceptibles de vérifier votre identité et de vous demander de nous fournir davantage d’informations pour répondre à votre demande.
Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la législation française et européenne.
Vous disposez également, en ce qui concerne vos données personnelles, du droit de demander la rectification ou l’effacement de celles-ci ou encore une limitation de leur traitement, ou le droit de vous opposer au traitement, ou encore le droit à la portabilité de vos données. Ces droits sont exercés dans les cadres et limites du Règlement Européen.
Veuillez noter que nous sommes susceptibles de conserver certaines informations vous concernant lorsque la législation française ou européenne nous l’impose ou lorsque nous avons un motif légitime de le faire. C’est par exemple le cas, si nous estimons que vous avez commis une fraude ou violé nos Conditions Générales d’Utilisation et que nous souhaitons éviter que vous contourniez les règles applicables au Site.
En outre vous vous engagez à nous fournir sur notre Site, pour l’utilisation de nos Services des informations complètes, exactes, valides et à jour. Nous rappelons que vous pouvez fermer votre compte ou vous désinscrire de nos Services à tout moment. Vous disposez également du droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre mort. Pour exercer vos droits, contactez-nous selon les modalités indiquées à l’article 10 ci-dessous.
Enfin, le Règlement Européen vous permet d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en la matière, qui est en France la CNIL, la Commission nationale Informatique et Libertés sise 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07.
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