U kunt alle pagina’s van de site www.mitwitoffice.com, waarnaar ook de site Operate verwijst (hierna samen “de Site “), raadplegen zonder dat u uw identiteit of enige andere persoonlijke informatie over uzelf hoeft mee te delen.
Niettemin moeten we persoonlijke informatie over u verzamelen om u in staat te stellen bepaalde functies of diensten van onze site ( “de services “) te gebruiken.
De Diensten omvatten in het bijzonder:
Transparantie, bescherming en vertrouwelijkheid van de gegevens die we over u verzamelen zijn essentieel en vormen de kern van onze bezorgdheid.
Met de inwerkingtreding van de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 die van toepassing is vanaf 25 mei 2018 ( “de Europese Verordening “), hebben deze verplichtingen tot vertrouwelijkheid en transparantie een nieuwe weerklank gevonden in onze bezorgdheid en we hopen dat dit privacybeleid een getrouwe weergave is van deze denkwijze.
In overeenstemming met de geldende regelgeving die van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens, namelijk de Franse wet op de gegevensbescherming van 6 januari 1978 zoals gewijzigd en de Europese verordening, verstrekken wij u hierbij de vereiste wettelijke informatie.
We gebruiken uw persoonlijke gegevens om onze Services te leveren, te ondersteunen en te personaliseren.
Voor het eerste gebruik van de Operate dienst dient u uw voorwaarden voor verbinding of gebruik van de dienst aan te maken door ons uw voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en de naam van uw bedrijf te verstrekken. Vervolgens kunt u verbinding maken met de Dienst met de persoonlijke identificatiecode en het wachtwoord dat u hebt aangemaakt. Als u al klant bent bij MITWIT OFFICE, kunt u zich aanmelden met uw klantnummer en e-mailadres.
Als u gebruik wilt maken van onze contactaanvraagservice, wordt u gevraagd uw voor- en achternaam, e-mailadres, woonplaats, telefoonnummer en bedrijfsnaam op te geven.
Deze gegevens, d.w.z. uw gebruikersnaam, uw e-mailadres, uw voor- en achternaam, uw telefoonnummer en uw klantnummer, vormen de persoonsgegevens die wij verwerken in de zin van de Europese Verordening en zijn essentieel voor het gebruik van onze Services.
Gelet op haar wettelijke verplichtingen krachtens de nationale en Europese antiwitwaswetgeving is MITWIT OFFICE ertoe gehouden haar cliënten en hun begunstigden te identificeren. Daartoe zullen wij bepaalde inlichtingen en documenten betreffende de Cliënt opvragen en/of de daartoe bestemde databanken raadplegen. Dergelijke informatie en documenten, die wij kunnen opvragen en/of verkrijgen van een derde partij, kunnen het bewijs omvatten van de oorsprong van fondsen, initieel en vervolgens van tijd tot tijd tijdens onze relatie met de Cliënt. De bronnen die nodig zijn voor een dergelijke verificatie kunnen documentatie zijn die we bij u opvragen en/of van online bronnen. We zullen relevante persoonlijke informatie zoals hierboven beschreven minimaal 5 jaar bewaren vanaf de datum van onze laatste interactie met de Klant, in overeenstemming met onze verplichtingen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU of vergelijkbare wetgeving wereldwijd, of voor een langere periode als we hiertoe verplicht worden door onze wettelijke verplichtingen of professionele aansprakelijkheidsverplichtingen. Aan het einde van deze periode kunnen we deze bestanden vernietigen zonder verdere kennisgeving of aansprakelijkheid.
Het doel van de verwerking van uw persoonlijke gegevens is om u in staat te stellen onze Services te gebruiken en gratis gebruik te maken van hun functionaliteiten.
Deze verwerking stelt ons ook in staat om u te identificeren wanneer u gebruik maakt van onze online boekingsservice en om u te kunnen antwoorden en/of opnieuw contact met u op te nemen wanneer u een aanvraag doet via onze “Express aanvraag” sectie.
Deze verwerking maakt het ook mogelijk om u te identificeren en de nodige facturatiegegevens te verzamelen wanneer u online een vergaderruimte reserveert via onze website https://mitwitoffice.com. Alle persoonsgegevens die wij over u verzamelen in het kader van de online betaling voor deze Service zijn ook onderworpen aan deze algemene voorwaarden.
Voor elk informatieveld proberen we aan te geven of het verplicht of optioneel is. U hebt altijd de mogelijkheid om ons geen informatie te sturen door ervoor te kiezen om geen gebruik te maken van de dienst of functie waarvoor deze informatie vereist is. Wij kunnen u deze dienst of functie dan niet aanbieden.
Deze gegevens worden bewaard voor de duur van de contractuele relatie met de groep MITWIT OFFICE indien u klant bent. Vervolgens worden deze gegevens nog tien jaar bewaard voor onze archieven en wettelijke en administratieve verplichtingen.
In andere gevallen worden deze gegevens bewaard voor de duur van het gebruik van de Service en daarna nog eens twee jaar.
De ontvangers of categorieën ontvangers van persoonlijke gegevens die op deze manier worden verzameld, zijn de medewerkers van onze business centers, waaronder onze IT- en marketingafdelingen.
In overeenstemming met de Franse en Europese wetgeving, en met uw toestemming indien vereist, kunnen we de gegevens die u verstrekt via de Diensten waarop u zich abonneert gebruiken om onze andere of nieuwe diensten voor te stellen, onze nieuwsbrief te versturen, u uit te nodigen voor evenementen of andere communicatie die voor u interessant kan zijn.
U kunt uw toestemming voor deze mailings op elk gewenst moment intrekken door het betreffende vakje in uw account uit te vinken of door te klikken op de afmeldlink in elk van onze berichten.
De persoonlijke gegevens die we verzamelen via uw gebruik van onze Services worden opgeslagen in de Europese Unie en worden niet doorgegeven voor verwerking aan derden, met uitzondering van de partijen waarnaar wordt verwezen in punt 2 hierboven.
Uw persoonsgegevens kunnen echter aan een administratieve autoriteit of instantie of aan een andere persoon worden verstrekt om :
In dergelijke gevallen verplichten wij ons om alleen de persoonlijke gegevens vrij te geven die strikt vereist zijn volgens de Franse en Europese regelgeving.
We nemen alle gepaste voorzorgsmaatregelen om je persoonlijke gegevens te beschermen, waarvan de vertrouwelijkheid en veiligheid essentieel zijn voor ons.
We doen er alles aan om deze gegevens te beschermen met een beveiligingsniveau dat voldoet aan de huidige normen en praktijken.
Wanneer je verbinding hebt met de Services, is het beveiligde “https”-protocol aanwezig op elke pagina van de site waar je surft.
Daarnaast ondertekent elk van onze werknemers een vertrouwelijkheidshandvest voor IT en gegevens waarin ze zich ertoe verbinden om alleen gegevens te verwerken van personen die strikt gerelateerd zijn aan hun klantenportefeuille of opdrachten en hun functie.
Tot slot worden de gegevens die we verzamelen gehost, geback-upt en gearchiveerd met behulp van veilige hardware en protocollen die regelmatig dagelijks worden gecontroleerd en bewaakt om de veiligheid van het informatiesysteem te garanderen.
Voor zover de Franse en Europese wetgeving hierin voorziet, hebt u het recht om een kopie te krijgen van de persoonlijke gegevens die wij over u bewaren (recht op toegang). Voordat we op uw verzoek reageren, kunnen we uw identiteit verifiëren en u om aanvullende informatie vragen om aan uw verzoek te kunnen voldoen.
Wij proberen binnen een redelijke termijn op uw verzoek te reageren en in ieder geval binnen de termijnen die zijn vastgesteld door de Franse en Europese wetgeving.
U hebt ook het recht om de rectificatie of verwijdering van uw persoonlijke gegevens te vragen, of de beperking van de verwerking ervan, of het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking ervan, of het recht op de overdraagbaarheid van uw gegevens. Deze rechten worden uitgeoefend binnen het kader en de grenzen van de Europese Verordening.
Houd er rekening mee dat we bepaalde informatie over u kunnen bewaren wanneer de Franse of Europese wetgeving ons hiertoe verplicht of wanneer we hier een legitieme reden voor hebben. Dit is bijvoorbeeld het geval als wij van mening zijn dat u fraude hebt gepleegd of onze Algemene Gebruiksvoorwaarden hebt geschonden en wij willen voorkomen dat u de regels die van toepassing zijn op de Site omzeilt.
Daarnaast verplicht u zich om ons volledige, nauwkeurige, geldige en actuele informatie te verstrekken op onze Site, voor het gebruik van onze Services. We herinneren u eraan dat u op elk moment uw account kunt sluiten of u kunt afmelden voor onze Services. U hebt ook het recht om richtlijnen op te stellen met betrekking tot het lot van uw persoonlijke gegevens na uw overlijden. Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen zoals aangegeven in artikel 10 hieronder.
Ten slotte kunt u volgens de Europese Verordening een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, in Frankrijk de CNIL, de Commission Nationale Informatique et Libertés, gevestigd op 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07.
Raadpleeg het gedeelte Juridische informatie voor meer informatie.
U bent verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van het wachtwoord dat u hebt gekozen om uw account aan te maken en toegang te krijgen tot onze Services. U verbindt zich ertoe dit wachtwoord geheim te houden en het aan niemand mee te delen of de mededeling ervan te beperken tot personen die bij u in dienst zijn en gebruikmaken van onze Services, waarbij deze mededeling op uw eigen verantwoordelijkheid gebeurt.
Onze Site kan af en toe links bevatten naar de websites van onze partners of derde bedrijven. Houd er rekening mee dat deze websites hun eigen vertrouwelijkheidsbeleid hebben en dat wij alle verantwoordelijkheid afwijzen voor het gebruik dat deze sites maken van de informatie die wordt verzameld wanneer u op deze links klikt. We nodigen u uit om het vertrouwelijkheidsbeleid van deze sites te lezen voordat u uw persoonlijke gegevens naar hen verzendt.
We kunnen dit vertrouwelijkheidsbeleid af en toe wijzigen. Wanneer dit nodig is, zullen we je informeren en/of om je toestemming vragen. We raden je aan deze pagina regelmatig te controleren op eventuele wijzigingen of updates van ons privacybeleid.
Als u vragen hebt over dit privacybeleid of verzoeken met betrekking tot uw persoonlijke gegevens of cookies, kunt u contact met ons opnemen via dpo@mitwit.com of door een brief te sturen naar het onderstaande adres van de Gegevensbeheerder.
| Verantwoordelijke voor de verwerking : MITWIT KANTOOR 27 rue Maurice Flandin – 69003 Lyon RCS Lyon nr. 345 250 153 Vertegenwoordigd door zijn CEO, de heer Jérôme Zatti | Functionaris voor gegevensbescherming : De heer Laurent Reynaud MITWIT KANTOOR 27 rue Maurice Flandin 69003 Lyon, Frankrijk |
